Fiche ANHR n° 12 (novembre 2007)

Les documents qu'il faut conserver à vie 

Famille

·         Carte d'identité : à garder sur vous. Elle est renouvelable tous les dix ans.

·         Livret de famille : pour vos démarches administratives.

·         Contrat de mariage.

·         Jugement de divorce ou de séparation de corps : l'administration peut l'exiger pour vous attribuer certaines prestations sociales.

·         Acte d'adoption ou de reconnaissance d'un enfant naturel.

Santé

·         Résultats d'examens médicaux importants (radios, analyses, comptes rendus opératoires) votre médecin vous indiquera ce qu'il y a lieu de conserver. Surtout ne jetez aucun dossier médical relatif à un accident du travail car des séquelles peuvent apparaître des années après.

·         Carte de groupe sanguin : à garder toujours sur vous.

·         Carnet de vaccination : à mettre à jour régulièrement pour effectuer vos rappels.

Retraite

·         Notification et titre de retraite personnelle (à fournir à votre caisse primaire pour avoir droit à l'assurance maladie).

·         Notification et titre de retraite de réversion.

·         Notifications de pensions civiles et militaires.

·         Tout document attestant la révision de votre retraite.

Assurances

·         Toutes vos factures d'objets précieux : nécessaires en cas de perte, vol ou incendie.

·         Contrats d'assurance vie et d'assurance décès.

Finances

Divers

·         Tous vos diplômes : Attention, aucun duplicata ne vous sera délivré.

·         Contrats de travail : dans l'éventualité d'une maladie professionnelle reconnue tardivement.

• Permis de conduire : à garder sur vous, afin de le présenter lors d'un contrôle de police.

Les documents administratifs qu'il faut conserver 

Pendant 30 ans

Vie professionnelle : Si vous êtes artisan, tous les documents se rapportant à votre activité artisanale. Maison ·         Permis de construire.

·         Contrat de construction individuelle, d'architecte et d'entrepreneur.

·         Factures de travaux effectués par un artisan ou un entrepreneur de travaux.

Finances ·         Reconnaissances de dettes civiles. ·         Contrats de prêt entre particuliers.

Pendant 18 ans

Pendant 10 ans

Papiers d'identité ·         Carte d'identité : au bout de 10 ans, elle n'est plus valable hors du territoire français. ·         Passeport : il est valable 5 ans seulement à l'étranger mais dans certains pays, il l'est encore 6 mois après sa date d'expiration. Conservez votre passeport dix ans si vous n'avez pas à le renouveler entre-temps ; c'est la durée de sa validité dans les pays de l'Union européenne. Vie professionnelle ·         Toutes vos pièces comptables, si vous êtes commerçant, et vos reconnaissances de dettes. Maison, appartement ·         Factures relatives au logement émanant d'un commerçant. ·         Appels trimestriels de charges de copropriété : ces dernières peuvent vous être réclamées pendant les dix ans suivant l'appel de fonds. ·         Décomptes annuels des charges de copropriété. Vous ne pouvez contester un décompte approuvé en assemblée générale. Mais vous avez dix ans pour engager une procédure au tribunal de grande instance en cas de préjudice personnel. ·         Toute votre correspondance avec votre syndic. Assurances ·         Tous les contrats et avenants comprenant une garantie de responsabilité civile (multirisque habitation, assurance automobile...) : à conserver 10 ans après la résiliation du contrat. Finances ·         Relevés de comptes bancaires ou postaux et talons de chéquiers. ·         Contrats de prêts immobiliers : à garder 10 ans après le paiement de la dernière mensualité, ainsi que tous les justificatifs de paiement.

Pendant 6 ans

Vie professionnelle

·         Lettre de licenciement : durée conseillée : 6 ans. Mais gardez tous les documents jusqu'à ce que le litige qui vous oppose à votre ancien employeur soit complètement réglé. Notez qu'en cas d'inscription à l'ANPE vous devrez fournir le double de votre lettre de licenciement.

Impôts

·         Déclaration de revenus, avis d'imposition et toutes les pièces ayant servi au calcul de votre impôt : notamment vos justificatifs de réduction fiscale (avis d'échéance et preuves de règlement des contrats d'assurance vie, factures des travaux donnant lieu à des déductions...).

·         Si vous êtes retraité : gardez l'avis pour déclaration fiscale qui vous est adressé, chaque début d'année, par votre caisse de retraite. Il sert de base à votre déclaration fiscale et justifiera de vos revenus en cas de litige avec l'administration fiscale.

Pendant 5 ans

Famille

·         Pièces justificatives de paiement des pensions alimentaires.

·         Sécurité sociale et allocations familiales : justificatifs de paiement de vos cotisations.

Maison

·         Notes d'honoraires du notaire, si vous êtes propriétaire.

·         Factures d'électricité et de gaz (EDF-GDF).

·         État des lieux, contrat de bail, quittances de loyer : à conserver cinq ans après la résiliation de votre bail. C'est le délai que vous avez pour contester le paiement de votre loyer et de vos charges fixes (appels de charges mensuels, droit de bail...).

·         Factures de travaux d'amélioration.

·         Si vous êtes locataire, justificatifs de paiement des charges d'entretien, ainsi que votre acte de cautionnement.

Finances ·         Pièces justificatives de paiement des rentes.

Pendant 3 ans

Élections ·         Carte d'électeur : à présenter au moment du vote. Elle justifie de votre inscription sur les listes électorales. Elle est renouvelée automatiquement dès que les listes électorales sont réactualisées. Tout changement d'adresse doit être communiqué à la mairie.

Vie professionnelle ·         Justificatifs de paiement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales, pour les employeurs et les travailleurs indépendants.

Impôts

• Avis d'imposition et quittance de redevance télévision : à garder 3 ans à partir de la date de mise en recouvrement.

Pendant 2 ans

Famille ·         Bordereaux de versement des prestations familiales.

Maison

·         Quittances d'eau.

·         Factures de vos achats de petit électroménager, de vos vêtements en cas de litige avec votre teinturier... ·         Avis d'imposition : taxe d'habitation et taxe foncière. Assurance

·         Lettre de résiliation de contrat et avis de réception confirmant la résiliation,

·         Avis d'échéance.

·         Quittances de primes.

·         Avis de paiement d'un sinistre. A conserver 2 ans après la résiliation de votre contrat.

Finances ·         Contrats de prêts à la consommation ou pour l'achat d'une automobile : à garder 2 ans après le paiement de la dernière échéance de remboursement.

Santé

·         Décomptes de remboursement de Sécurité sociale et en général de mutuelle (à moins que votre contrat ne mentionne un délai différent).

Pendant 1 an

Famille

·         Certificats de scolarité : ils sont exigés par les caisses d'allocations familiales pour le versement de l'allocation de rentrée scolaire. Vous devez également en fournir un à votre Caisse primaire d'assurance maladie pour que votre enfant.

Maison

·         Certificats de ramonage des cheminées (opération à renouveler chaque année) 

·         Factures de téléphone.

·         Factures et déclarations de valeur en cas de déménagement. Attention, vous n'avez qu'un an pour agir en cas de litige !

Voiture

·         Vignette auto.

·         Contraventions : si aucun rappel ne vous a été adressé, jetez votre justificatif de paiement au bout d'un an. Si votre amende a été majorée, vous devez garder la preuve de votre règlement pendant 2 ans à partir de la date de réception du courrier informant de la majoration.

Finances

·         Chèques bancaires : encaissables sous un an et 8 jours à compter de la date de leur émission.

• Chèques postaux : ils sont valables un an.

Pendant 6 mois

Consommation

• Notes (hôtel restaurant) et justificatifs de leur paiement (en cas de demande de supplément). Si vous avez déclaré vos impôts aux frais réels, gardez toutes vos factures pendant 6 ans.

Documents administratifs à conserver pour des durées variables.

Maison ·         Titre de propriété : tant que vous êtes propriétaire. ·         Plans de maison : tant que la maison vous appartient. Ils vous seront utiles si vous devez justifier d'une mitoyenneté ou d'une servitude de passage sur votre terrain. ·         Procès-verbaux d'assemblée générale de copropriété et règlement de copropriété : tant que vous êtes copropriétaire. ·         Factures des achats importants : tant que ce que vous avez acheté reste en votre possession. ·         Certificats de garantie : durant toute la durée de leur validité. ·         Devis : jusqu'à réception de la facture.

Voiture ·         Carte grise : tant que vous êtes propriétaire du véhicule. Si vous le vendez, vous devez remettre la carte grise à l'acheteur, barrée, avec la date de vente et votre signature. ·         Factures d'achat et de réparation du véhicule : tant qu'il vous appartient. Elles vous serviront en cas de vol ou d'accident pour être remboursé par votre assurance. Elles peuvent aussi s'avérer très utiles si vous vendez votre voiture, pour prouver son bon état !

Finances ·         Ordres de virement bancaire. ·         Bordereaux de dépôt de chèques et de liquide à conserver tant que ces opérations n'apparaissent pas sur votre relevé de compte. Santé ·         Ordonnances : valables en général 3 mois, 28 jours maximum pour les médicaments inscrits au tableau B (ex. : morphine). Pour une maladie chronique, ou la pilule contraceptive, votre médecin peut aussi vous délivrer une ordonnance de 3 mois, renouvelable une fois.

Retraite

• Relevés de carrière délivrés par votre caisse de base.
• Relevés de points de votre caisse complémentaire.
• Bulletins de salaire et certificats de travail.
• Avis de paiement de l'allocation chômage.
• Livret militaire.
• Décomptes d'indemnités journalières.
• Notification d'attribution de pension d'invalidité.
• Titre de rente pour un accident du travail...
• Gardez ces documents jusqu'à la liquidation de votre retraite. En cas de lacune sur votre relevé de carrière, vous devrez justifier de vos revenus et de votre nombre de trimestres cotisés (ou assimilés à des périodes d'assurance) pour faire valoir vos droits à la retraite.